Mengevaluasi vendor setelah proyek selesai: pelajaran untuk kedua pihak

Kenapa evaluasi sering dilewatkan

Setelah proyek selesai, tim sibuk dengan pekerjaan berikutnya. Evaluasi terasa seperti beban tambahan atau ajang mencari kesalahan. Padahal bila dilakukan dengan suasana yang benar, ia justru memperkuat hubungan dan meningkatkan mutu.

Jadwalkan segera setelah rilis, dalam satu atau dua minggu, sebelum detail terlupakan.

Tinjau hasil dan proses

Bahas dua hal: apa yang dihasilkan dan bagaimana cara mencapainya. Keduanya sama penting.

• Apakah tujuan awal tercapai, dan bagaimana ukurannya?
• Apakah jadwal dan anggaran terpenuhi, dan jika tidak, mengapa?
• Bagaimana kualitas komunikasi selama proyek?
• Bagian mana yang berjalan sangat baik dan layak diulang?

Dua arah, tanpa saling menyalahkan

Evaluasi yang sehat melibatkan kedua pihak. Klien memberi umpan balik tentang vendor, dan vendor tentang hal-hal dari sisi klien yang memengaruhi proyek, seperti kecepatan memberi keputusan. Fokus pada sistem dan proses, bukan pada menyalahkan orang.

Catat poin-poin yang disepakati dalam dokumen singkat.

Periksa kesiapan serah terima

Pastikan semua yang dijanjikan sudah diterima: kode sumber, akun, dokumentasi, dan pelatihan. Verifikasi bahwa tim Anda mampu menjalankan sistem sehari-hari, dan bahwa jalur dukungan setelah rilis jelas.

Putuskan langkah berikutnya

Berdasarkan evaluasi, putuskan apakah akan melanjutkan kerja sama, dalam bentuk apa, dan apa yang perlu diperbaiki. Simpan catatan evaluasi untuk dijadikan acuan pada proyek mendatang, termasuk bila suatu hari Anda mempertimbangkan vendor lain.