Menyiapkan data sebelum membangun sistem baru

Kenali data yang Anda miliki

Mulailah dengan inventaris: data apa saja yang ada, di mana disimpan, siapa yang mengelolanya, dan seberapa baru. Data tersebar di spreadsheet, aplikasi lama, email, bahkan buku catatan. Semuanya perlu dipetakan.

Tentukan data mana yang benar-benar perlu dipindahkan. Tidak semua data lama layak dibawa ke sistem baru.

Masalah kualitas yang umum

Beberapa masalah yang hampir selalu ditemukan.

• Duplikat: pelanggan yang sama tercatat dengan ejaan berbeda.
• Format campur: tanggal dan nomor telepon tidak seragam.
• Data kosong pada kolom yang akan wajib di sistem baru.
• Kode atau kategori yang berubah makna dari waktu ke waktu.

Tetapkan aturan dan pemilik

Tentukan standar penulisan data: format tanggal, penulisan nama, daftar kategori yang diizinkan. Tunjuk pemilik untuk tiap jenis data yang bertanggung jawab atas kebenarannya. Tanpa pemilik, kualitas akan turun lagi setelah dibersihkan.

Susun aturan ini menjadi validasi di sistem baru agar data buruk tidak masuk kembali.

Bersihkan secara bertahap dan uji

Bersihkan sebagian data, impor ke lingkungan uji, dan periksa hasilnya bersama pengguna. Ulangi sampai kualitasnya memadai. Jangan menunggu hari terakhir untuk mencoba impor pertama.

Setelah peluncuran

Pantau kualitas data secara rutin dengan laporan sederhana, misalnya jumlah data tanpa kategori atau duplikat baru. Kualitas data adalah kebiasaan, bukan proyek sekali jalan.